Sin duda una de las actividades que nos llevan bastante tiempo a lo largo del día es gestionar el correo. De hecho se convierte en un elemento de distracción y pérdida de tiempo, algo que no sobra al emprendedor o gestor de una PYME, así que tendríamos que optimizar este tiempo.

Para esto existen distintas técnicas, algunas relacionadas con el GTD, algunas tan radicales como sólo abrir el correo dos veces por día, a horas predeterminadas y dedicándolo un tiempo máximo. Quizás esto sea demasiado, pero sin duda el otro extremo de tenerlo permanentemente abierto tampoco es bueno. Si vamos a escribir algo, pensar en una idea durante un tiempo, pongamos 2h, es mejor cerrar todo lo que nos pueda despistar.

También hay que priorizar los correos, no todos son importantes y/o urgentes, con carpetas, etiquetas o similares, dependiendo de la aplicación y servicio que utilicemos se puede gestionar esto. Además algunos servicios como gmail han incorporado una clasificación automática de aquello que nos interesa y no, y que tras ayudarle un poco a mano en esa clasificación es de gran utilidad ya que sólo nos destaca los que probablemente tenemos que contestar en una bandeja prioritaria y deja los demás en una segunda bandeja para cuando podamos dedicarle más tiempo.

No hay que olvidar que el correo es un elemento de comunicación asíncrona y del que no hay que dar, ni esperar, una respuesta instantánea. Si queremos algo inmediato podemos usar mensajería instantánea, o el teléfono. Es habitual entrar en la cadena de considerar que hay que responderlo ya y esto nos alterará mucho la planificación del trabajo.

Y hay un añadido, también desde móvil vemos los correos, leemos y contestamos. Desde estos dispositivos las respuestas son más rápidas y muchas veces tenemos que dejar para otro momento una respuesta completa. Hay que marcar los correos leídos y que requieren una acción posterior porque sino nos van a aparecer como leídos y los olvidaremos.

En definitiva un poco de orden, limitarse el tiempo y el momento empleados para el correo y no centrarnos en mandar y devolver correos como única actividad. Es una forma de comunicación, no una tarea de la empresa en sí.